Soluţii pentru probleme de management financiar

Aveţi o problemă cu raportările financiare, a căror pregătire solicită prea mult timp din disponibilul dvs. şi al echipei ?
Urmarirea executiilor bugetare e o corvoada necesară, dar prea puţin plăcută ?
Vreţi să analizaţi profitabilitatea diviziilor companiei, sau cea generată de portofoliul de produse şi servicii, clienţi sau furnizori, dar toate astea presupun o muncă titanică ?
Încercaţi să analizaţi costurile şi să identificaţi posibile locuri de economisire, dar nu aveţi referinţe relevante ?
Proiecţiile de cash-flow sunt departe de realitate din cauza unui control rudimentar asupra încasărilor ?

A venit vremea să ajutaţi compania dvs. să evolueze ! Iată câteva exemple de soluţii ce vă pot sta la îndemână:

Sisteme de raportare financiara rapidă
Raportarea financiară este de obicei o mare consumatoare de resurse ale departamentului financiar. Sunt chiar dese situaţiile în cae această activitate devine chiar activitatea de bază a departamentului, pierzându-se din vedere contribuţiile mult mai valoroase necesare a veni de la departamentul financiar în alte zone, cum ar fi managementul execuţiilor bugetare sau al cash-flow-ului, atât pe termen scurt, cât mai ales la nivel strategic sau al auditului financiar intern.
Dincolo de facilităţile de analiză multidimensională şi de extragere rapidă a datelor pe care soluţiile de Business Intelligence le oferă, nu trebuie deloc neglijate în astfel de situaţii capabilităţile de construire de rapoarte financiare automate în stare finită şi portabil (PDF sau EXCEL)  în timpi extremi de scurţi şi cu timpi necesari de training practic nuli.

Urmarirea bugetelor
Managementul bugetelor devine, în condiţiile actuale de creştere continuă a compitivităţii pieţelor pe care acţionează companiile româneşti, o componentă esenţală,  ce face de obicei diferenţa între profit şi pierdere.
Construirea  bugetelor presupune de obicei un efort semnificativ pentru management, dar urmărirea ulterioară a execuţiei bugetare este de obicei lăsată în seama echipelor financiare, pentru care de obicei soluţia este blocarea proiectelor aflate în depăşire sau întârziere, indiferent de impactul acestei decizii asupra afacerii.
Există însă şi o altfel de abordare, o abordare în care financiarul colaborează în mod continuu cu celelalte departamente ale companiei, asigurând o coordonare efectivă a execuţiilor bugetare, alături de un suport semnificativ în managementul bugetelor la nivel operaţional.
Cui îi poate folosi o astfel de soluţie ?

   Directorului general şi directorului financiar - cu rapoarte sintetice despre situaţiei curente a bugetelor departamentale,  inclusiv a situaţiei văzute din perspectiva corelării investiţiilor între departamente, atunci când bugetele respective presupun dezvoltări inter-departamentale
    Managerilor de departamente care îşi pot urmări situaţia curentă a bugetelor în mod real, structurat pe criteriile relevante pentru aceştia.
    Auditorilor - care pot identifica rapid situaţiile excepţionale, mediile sau totalurile relevante.

Analize complexe de profitabilitate a diviziilor de activitate, a portofoliului de produse şi servicii, clienţi sau furnizori
Una dintre cele mai delicate şi complexe decizii de vânzări se îndreaptă de obicei asupra identificării nivelului de profitabilitate generat de fiecare client aflat în portofoliu şi de corectare, renunţare sau transfer a clienţilor neprofitabili.
Pentru astfel de analize, mai ales în condiţiiile în care dinamica acestor situaţii este foarte mare sau numărul de clienţi atinge valori greu de manipulat, soluţiile de Business Intelligence pot să vă ofere, la un cost incredibil de mic, în raport cu câştigurile ce se pot realiza, uneltele de suport necesare în luarea deciziilor.

Solutii de control al costurilor care sa permita evidentierea usoara a depasirilor bugetare sau a iesirilor din parametri normali
Urmărirea cheltuielilor şi identificarea situaţiilor excepţionale este una dintre componentele esenţiale ale oricărui proces de audit financiar intern. Dar de cele mai multe ori munca de analiză şi identificare devine atât de complexă încât fie se ajunge la renunţarea la auditare, fie, în cazul mai fericit, timpul de refacere al unei astfel de analize devine atât de mare, încât cei auditaţi nu mai simt în mod concret, regulat, existenţa auditului ci il percep doar ca o activitate foarte depărtată de activitatea lor curentă.
Cheltuielile de comunicaţii, cele cu mijloacele de transport sunt doar câteva exemple de locuri în care tentaţia utlizatorilor de a face excese este suficent de mare pentru a merita introducerea unor sisteme de analiză rapidă, structuată multidimensional şi la obiect.

Managementul incasarilor si al cash-flow-ului in timp real
Urmărirea şi managementul încasărilor este, pentru o bună parte dintre companiile româneşti, una dintre problemele cele mai importante, mai ales privit pin prisma delicateţii cu care trebuie abordat clientul. De cele mai multe ori această problemă depăşeşte capacităţile departamentului financiar de gestionare, ajungând în zona operaţiunilor saua a vânzărilor.
Soluţiile de BI pot aduce un sprijin imediat şi extrem de puternic atât în monitorizarea curentă şi în identificarea celor mai mici deviaţii de la politicile de încasare definite, cât şi în analiza strategică, de  identificarea a tendinţelor şi de structurare a informaţiilor pe criterii din cele mai diverse.
Cui îi poate folosi o astfel de soluţie ?

    Directorului financiar - cu un raport zilnic sintetic despre zilele totale de depăşire, tendinţele de evoluţie ale sumelor de încasat, procentaje de distribuţie a creanţelor aflate în termenul de plată sau în depăşire. Astfel acesta poate identifica imediat problemele şi să ia de măsuri de corecţie înainte ca o tendinţă negativă să devină o criză.

    Responsabililor de colectare a creanţelor - pot accesa imediat întreaga istorie a creanţelor şi plăţilor efectuate, structurate pe clienţi şi alte dimensiuni relevante, inclusiv perioade de interes. Cu un impact imediat asupra eficacităţii efortului de încasare.

    Analiştilor - datorită capabilităţilor de proiecţie avansate se pot semnificativ îmbunătăţi proiecţiile de cash-flow, permiţând suport pentru decizii mai bune şi mai ales o planificare financiară mai solidă.

    Reprezentanţilor şi managerilor de vânzări - care pot afla imediat o situaţie a plăţilor clienţilor din portofoliu. Realitatea este că forţa de vânzări este prima linie de apărare în managementul creanţelor, reprezentanţii de vânzări putând ajuta clienţii să evite întârzierile la plată şi eventuale probleme ale unui cont înainte ca el să "explodeze".

Aveţi şi alte probleme legate de timpul si volumul de munca necesare extragerii de rapoarte ? Ajutaţi-ne sa vă ajutam ! Contactaţi-ne la adresa office@qqinfo.ro sau folosind formularul de feed-back.

 QQinfo a sustinut o noua sesiune  QQacademy 
la jumatatea lui aprilie 2010. Urmatoarea sesiune este preconizata pentru a 2-a jumatate a lunii iunie.

Recomandam cu caldura un articol din ultimul numar, aparut in mai,  al IT Trends. Il gasiti aici.

Glosar

Ce inseamna 
business intelligence (BI) ?

Ce inseamna  
operational intelligence ?

Ce este QlikView ?

Ce inseamna 
mind mapping?

Ce este Mind Manager ?